ANALISIS ORGANIZACIONAL 1

¿QUÉ ES UN ANÁLISIS ORGANIZACIONAL?

El Análisis Organizacional es una disciplina que ofrece ciertos modelos para el abordaje y el tratamiento de problemas en sistemas organizativos, de acuerdo con las características de la misión, de la cultura, de las personas, del trabajo y del contexto externo de cada organización.

Las características del método conducen a profundizar el análisis de situaciones organizacionales, permitiendo una progresiva inclusión de roles, sectores, niveles jerárquicos y grupos de poder, para resolver conjuntamente los problemas, con la ayuda de un consultor externo que actúa como agente de cambio

Esta disciplina contribuye al abordaje y al tratamiento de cuestiones claves que determinan, directa o indirectamente el desempeño organizacional.

El Análisis Organizacional es un intento para resolver problemas relacionados con situaciones que se presentan en una organización.

Este modelo analiza los elementos de la organización, del entorno y de su evolución en el tiempo, yendo de lo general a lo particular.

Puede servir de base para un diagnóstico de la situación y del funcionamiento de la organización.  

Por ejemplo, identificar las oportunidades y amenazas que ofrecen los distintos factores del entorno y reconocer las fuerzas y debilidades de cada uno de los elementos que componen la organización

Se consideraba al hombre prácticamente como una herramienta más, que se sumaba a los demás mecanismos del sistema. Su coordinación o ajuste se hacía depender de recursos pretendidamente objetivos y racionales que no contemplaban la intrincada complejidad de sus necesidades, de sus motivaciones y de su naturaleza psicosocial.

Sucesivas teorías pretendieron superar el determinismo de causa-efecto, introduciendo conceptos nuevos tales como metas, teleología, motivaciones, adaptación al medio ambiente, sistemas abiertos, etc., más típicos de un pensamiento "sistémico", dinámico e integrador.

¿CÓMO SE HACE?

Para realizar el Análisis Organizacional es conveniente construir una Matriz de Evaluación de Factores Internos o Endógenos

Esta herramienta analítica resume y evalúa las Fortalezas y Debilidades importantes de Gerencia, Mercadeo, Finanzas, Producción, Investigación y Desarrollo, entre otras, suministra una base para analizar las relaciones internas entre las Áreas Funcionales de la Empresa.

Las debilidades y fortalezas pertenecen al polo interno de la organización, al realizar el análisis de los recursos y capacidades; este análisis debe considerar una gran diversidad de factores relativos a aspectos de prestación del servicio, marketing, financiación y demás aspectos generales de organización.

Los procedimientos para estructurar la Matriz de Evaluación de Factores Internos, son las siguientes:

1. Identificar las Fortalezas y Debilidades Claves de la Empresa o Área Funcional
2. Asignar una ponderación a cada variable que oscila entre:

• Sin importancia 1
• Muy importante 5

La ponderación indica la importancia relativa de cada Factor en cuanto a su éxito en una empresa o área funcional; los factores considerados como los de mayor impacto en el rendimiento deben recibir ponderaciones altas.

Sin importar el numero de Factores incluidos, el resultado total ponderado puede oscilar de un resultado bajo de 1  a otro alto de 5, siendo 3 el resultado promedio. Los resultados mayores que 3 indican una empresa o Área poseedora de una fuerte posición interna, mientras que las menores que 3 denotan una organización con debilidades internas.

LOS RETOS EMPRESARIALES

Como es bien sabido, estamos en un año muy complicado para las empresas, donde en el orden local el consumidor tiene un grado superlativo de suspicacia, por tanto, la volatilidad y velocidad son y serán las características más destacadas. Asimismo, habrá que estar muy atento y vivir el presente, y aceptar la realidad nos guste o no nos guste.

Igualmente, el mercado está en constante cambio sufriendo un fuerte impacto por una serie de acontecimientos que combinan los problemas de orden global con los de orden local.

Entonces, vamos considerar algunas de las acciones para tener en cuenta y responder a los retos empresariales, las mismas se detallan a continuación: 

• Uno de los desafíos más importantes será saber encontrar la forma de retener el talento, en particular, que exista una relación de trabajo jefe/empleado muy satisfactoria y no dejar de lado la capacitación, lo que posibilitará una menor rotación del personal.  
• Como la velocidad del cambio es acelerada, habrá que liderar en la empresa no solo en el presente sino en el futuro pero con grupos de trabajo distintos en cuanto a su responsabilidad, unos en la parte operativa y los otros innovando a partir de las necesidades de los clientes nacionales e internacionales.  
• Otro tema preocupante es la significativa brecha existente entre aprender y hacer, lo que lleva a que la distancia entre la ignorancia y el conocimiento sea cada vez mayor, por tanto, las empresas deben ser persistentes en el seguimiento de la capacitación.  
• Se deben desarrollar las propuestas de valor a partir de las necesidades de los clientes, lo destaco porque es un error muy común en las empresas. De este modo, se deben desarrollar las ofertas de valor atractivas que persigan al mismo tiempo la diferenciación y el bajo costo.  Así, estas propuestas de valor serán capaces de transformar los espacios de mercado existentes y de crear otros nuevos. 
• En cuanto a acceder al mercado externo no es fácil, hay que pulsar la existencia de elementos que hacen posible tal gestión y, comprendiendo cómo manejarnos con el nuevo tamaño del mercado, analizando las áreas que generarán recursos en el futuro siendo una de las posibilidades la de generar negocios hacia el exterior. Para que la exportación sea viable y luego sostenida en el tiempo, es recomendable, efectuar una serie de estudios y análisis previos, ya que existen ciertas variables controlables desde la empresa (precio, producto, promoción, fuerza de ventas, cobertura de canales y servicios) y otros no controlables (competencia, mercado, legislación vigente, tecnología, factores culturales, entre otras).  
• Con relación a los costos, el Costeo ABC determina con precisión los costos y sus causales, permitiendo adoptar decisiones para mejorar la calidad de los procesos y de los productos que una empresa lanza al mercado, descubriendo en qué lugar se encuentran los gastos que pueden ser reducidos o en los que se incurren sin agregar valor para el cliente.  

COMPETITIVIDAD

La competitividad es la capacidad que tiene una empresa o país de obtener rentabilidad en el mercado en relación a sus competidores. La competitividad depende de la relación entre el valor y la cantidad del producto ofrecido y los insumos necesarios para obtenerlo (productividad), y la productividad de los otros oferentes del mercado.

EJEMPLO

Una empresa será muy competitiva si es capaz de obtener una rentabilidad elevada debido a que utiliza técnicas de producción más eficientes que las de sus competidores, que le permiten obtener ya sea más cantidad y/o calidad de productos o servicios, o tener costos de producción menores por unidad de producto.

LA GLOBALIZACION

El origen de la Globalización mundial podemos encontrarlo en el proceso de internacionalización de la economía, que se viene dando desde la segunda posguerra, entendiendo por internacionalización de la economía mundial un crecimiento del comercio y la inversión internacional más rápido que el de la producción mundial. La internacionalización económica tiene que ver además con la expansión del capitalismo como modo de producción a nivel mundial.

La globalización es una teoría entre cuyos fines se encuentra la interpretación de los eventos que actualmente tienen lugar en los campos del desarrollo, la economía mundial, los escenarios sociales y las influencias culturales y políticas. La globalización es un conjunto de propuestas teóricas que subrayan especialmente dos grandes tendencias:

ü  Los sistemas de comunicación mundial.

ü  Las condiciones económicas, especialmente aquellas relacionadas con la movilidad de los recursos financieros y comerciales.

EL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las oportunidades.

El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organización.

Una vez definidas y establecidas nuestros objetivos como gerentes debemos desarrollar una estructura efectiva que facilite su cumplimiento. Para ello entenderemos como estructura de la organización como al marco formal o el sistema de comunicación y autoridad de la organización.

LA INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA  

La investigación administrativa es el procedimiento tendiente a determinar o comprobar la existencia de actos o hechos irregulares o ilícitos dentro del servicio o que lo afecten directamente aún siendo extraña a él ya la individualización de los responsables

Por lo expuesto los elementos caracterizantes de la investigación administrativa son:

1.    La determinación o comprobación de actos o hechos irregulares acaecidos dentro o fuera del servicio, pero que lo afecten directamente

2.     Individualizar a los responsables

ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL I

Organización.- Definición

Es la distribución formal de los empleados dentro de una organización. Cuando los gerentes desarrollan o cambian la estructura organizacional participan en el diseño organizacional, este involucra decisiones sobre seis elementos claves.

1.    Especialización del trabajo

2.    Departamentalización

3.    Cadena de mando

4.    Amplitud de control

5.    Centralización y descentralización

6.    Formalización

Organizar es establecer relaciones efectivas de comportamiento entre las personas de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y obtengan satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas bajo condiciones ambientales dadas para el propósito de realizar alguna meta u objetivo.

La buena organización realiza específicamente para la empresa lo siguiente:

1. Facilita la administración
2. Puede facilitar el crecimiento y la diversificación
3. Coadyuva al óptimo aprovechamiento de la tecnología
4. Alienta el desarrollo y efectividad del trabajador
5. Estimula el esfuerzo creador

LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Es la forma en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan. Aquella estructura de la organización es un esqueleto en el que se puede visualizar las unidades orgánicas y sus relaciones de interdependencia

METODOLOGÍA Y SECUENCIA PARA EL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

El análisis organizacional se sustenta en las siguientes dimensiones de las organizaciones.

a.    El proyecto de la organización

Desde el punto de vista lógico, en el proceso de constitución de una organización, el proyecto está primero.

Toda organización encierra una idea, referida a la satisfacción de necesidades y expectativas de una clientela externa y de esta manera también satisfacer necesidades de sus propios miembros.

Dicha idea constituye el aspecto más general y abstracto que sustenta y fundamenta la existencia de una organización.

Sus componentes se van transformando -progresivamente- a través de distintas etapas, primero en un proyecto y luego en un plan de acción.

Una organización no sólo necesita contar con un buen proyecto, sino que éste, para transformarse en un plan de acción, requiere ser traducido en objetivos, metas, políticas, estrategias y programas.

Las políticas constituyen definiciones de conductas organizacionales que señalan un canal y una dirección para el cumplimiento de las metas.

b.    La estructura organizativa

Entendemos por estructura organizativa al sistema interrelacionado de roles oficialmente sancionados, que se expresa a través del organigrama, y de la definición de funciones y responsabilidades.

Cuando el proyecto organizacional está suficientemente clarificado, corresponde que éste sea asignado -a través de la definición de responsabilidades diferenciales- a los distintos miembros que componen la organización.

Ante una determinada situación en una organización, coexisten cuatro tipos distintos de estructuras organizativas:

a) la estructura formal u oficial, que establece definiciones de roles, conductas y relaciones prescriptas, expresadas a través del organigrama y del manual de organización.

b) la estructura presunta, que cada integrante de la organización elabora implícitamente en función de sus propios supuestos y percepciones.

c) la estructura existente, que es la que efectivamente opera y que puede ser inferida a través de un análisis sistemático de la dinámica de la organización.

d) la estructura requerida, que es aquella que sería necesaria para cumplir la misión de la organización con la mayor eficacia y eficiencia.

c.    La integración psicosocial

Esta dimensión del análisis está vinculada al plano de las relaciones interpersonales.

Abarca un eje vertical (las relaciones jerárquicas), y uno horizontal (las relaciones entre pares).

Aún estando suficientemente claros el proyecto y la estructura, pueden subsistir problemas provenientes de conflictos interpersonales. Estos pueden incidir en el grado de cohesión, integración, espíritu de cuerpo y, en última instancia, en el rendimiento de las personas en la organización.

Suele observarse con mucha frecuencia la remisión espontánea de conflictos interpersonales a partir de la clarificación de los objetivos y de la estructura. Esto es así porque el proyecto, los objetivos, las políticas, la estructura, constituyen el marco continente de la conducta individual y grupal.

d.    Condiciones de trabajo

Las condiciones de trabajo inciden directamente sobre la satisfacción y la realización de los miembros de una organización.

El tratamiento que perciben las personas por parte de la organización condiciona su vínculo con ésta y resulta determinante de su identificación y compromiso con la tarea.

Entre los factores contemplados en la percepción de las condiciones de trabajo se destacan:

1.    el salario

2.    la tarea y la posibilidad de desarrollo y realización personal que ésta brinda.

3.    las alternativas de desarrollo y carrera que se ofrecen

4.    las oportunidades de participar

5.    la calidad de los lugares de trabajo, etc.

Las condiciones de trabajo apuntan a la contención de las ansiedades vinculadas con la satisfacción laboral, la seguridad y las expectativas de trato equitativo, que tienen los miembros de toda organización.

e.    El sistema político

Toda organización posee un sistema de autoridad que se vincula a la conducción, distribución, coordinación y control de las tareas.

En forma paralela a este sistema opera otro al que denominaremos representativo que se organiza espontáneamente a través de la conformación de grupos significativos de poder.

Estos grupos, que poseen intereses que les son propios, están correlacionados con los niveles jerárquicos de la estructura.

Como resultado de la interacción entre el sistema político y la estructura sancionada de cargos, se produce una variedad de efectos que inciden en el rumbo de la organización.

Allí donde se conforme una organización, surgirá rápidamente un sistema político, que operará en forma paralela a la estructura de autoridad establecida oficialmente.

f.     El contexto

El contexto tiene una importante incidencia en la dinámica interna de las organizaciones.

La relación de intercambio dinámico que se da entre la organización y el contexto y permite discriminar distintos aspectos del contexto que afectan el desarrollo de la organización.

Los cambios abruptos en el contexto ejercen en un primer momento un impacto desorganizador severo, desorientan, aportan sensación de catástrofe. Los miembros reaccionan frente a la ruptura de la continuidad y frente a la imposibilidad de prever el futuro.

Una vez superados los duelos por lo que cambió y ya no existe, se refuerza el reconocimiento de la nueva realidad, la revisión de los esquemas previos y la adaptación a las nuevas condiciones.